Remote Company: rischi e opportunità

L'emergenza Covid ha mostrato qualcosa che era già sotto gli occhi di tutti ma che ancora non è semplice affrontare: perché avere una sede fisica quando i vantaggi di essere una Remote Company superano svantaggi e rischi? 

1. Che cos’è una Remote Company? 

Un'azienda che non ha una sede fisica e in cui le persone collaborano in rete e si incontrano di persona solo in determinati momenti e situazioni. 

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2. Vantaggi

Non avere una sede fisica sembrerebbe un'operazione pericolosa per la difficoltà di coordinare il lavoro, monitorare il lavoro dei collaboratori e raggiungere gli obiettivi stabiliti nei tempi stabiliti con i clienti. L'esperienza lockdown ha invece fatto emergere che:

• le persone sono più felici perché possono gestirsi come meglio credono, un'opportunità per migliorare la work and life balance.
• una volta stabilito un orario di lavoro e monitorato con dei software collaborativi (disponibili on-line anche gratuitamente), non c’è l'obbligo di spostarsi verso la sede, e si è più disponibili a lavorare per task specifici diventando più performanti.
• la comunicazione interna può migliorare perché le informazioni da condividere sono necessariamente ridotte ai momenti di riunione o affidate ai pochi caratteri che si possono usare ragionevolmente in una chat. Questo evita le chiacchiere da ufficio, riduce la dispersione, rende più operative le giornate a fronte di un minor tempo impiegato per il lavoro
• nella relazione con il cliente è possibile condividere l'avanzamento dei lavori in tempo reale e coinvolgerlo più in profondità nel processo creativo
• eliminare i costi fissi dedicati alla sede significa avere un'ulteriore disponibilità da investire in altro, ad esempio nella formazione o nello sviluppo di un nuovo prodotto/servizio
• anche per i collaboratori lavorare da remoto significa risparmiare sugli spostamenti in termini economici ma anche di tempo e di stress, il che, virtuosamente, porta anche ad una maggiore cura di se stessi e ad uno stile di vita più sano
• tema a cui teniamo moltissimo, spostarsi meno ha ripercussioni positive anche sull'ambiente

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3. Svantaggi

Più che veri e propri svantaggi diventare una Remote Company in Italia oggi può comportare alcuni rischi.

Esistono comunque dei punti deboli che riguardano la comunicazione interna e il team building. 

• la comunicazione interna deve necessariamente adattarsi ad un contesto virtuale. Come Digital Creative Agency il virtuale è il liquido amniotico in cui sguazziamo ma per alcuni non è semplice adattarsi all'immediatezza della chat o alla mancanza di momenti strutturati.  Un punto debole che potrebbe estendersi al cliente: un cliente abituato alla presenza fisica può faticare ad adattarsi ad un contesto puramente virtuale.
• La coesione del team di lavoro è un punto focale: è necessario di tanto in tanto, organizzare attività che evitino la dispersione e mantengano coeso anche umanamente il gruppo perché, se è vero, com’è vero, che si è più performanti lavorando in autonomia, è ugualmente vero che la felicità di ciascun collaboratore influisce sulla capacità di lavoro del gruppo soprattutto quando si parla di creatività. Quindi, se da un lato lo stress da isolamento è un rischio, un punto debole è il dover rendere artificiali quelle attività che sarebbero spontanee come la chiacchiera in pausa pranzo.  Quel tipo di comunicazione è un peer-to-peer impensabile da costruire in maniera strutturata. 

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4. Rischi

Uno dei rischi più insidiosi, perché difficile da controllare è: quando non avrà più una sede fisica, come verrà percepita la nostra azienda? Potrebbe essere vista come piccola o meno affidabile. Si potrebbe pensare a un tentativo di risparmiare per arginare una crisi oppure ad un atteggiamento troppo spavaldo, di un’azienda che pensa di poter fare ciò che vuole.

Nella relazione con il cliente e nelle relazioni interne essere virtuali impedisce di percepire quegli elementi di comunicazione non verbale che a volte possono davvero fare la differenza, soprattutto quando si utilizzano strumenti come chat o e-mail. Può essere svantaggioso e farci accorgere troppo tardi di un malumore, generando misunderstanding. 

Un rischio su cui prestare attenzione riguarda la sicurezza. Prendersi cura della sicurezza informatica e fisica dei collaboratori nelle rispettive sedi. Uno dei punti più delicati dell'intera operazione. E' necessario attivare consulenti, assicurazioni e legali perché la transizione avvenga a regola d'arte e metta al riparo da spiacevoli sorprese. 

5. Opportunità

Essere una Remote Company rende possibile sperimentare nuovi modelli organizzativi e avere a disposizione una vasta gamma di software in Cloud per la gestione delle funzioni aziendali: dalla contabilità al CRM, dagli strumenti di comunicazione interna ai software di prototipazione è possibile monitorare la produttività di ciascun lavoro calcolate in ore/uomo, organizzare le attività per scheda, esporre ai clienti lo stato di avanzamento delle singole attività.

Studiare diversi e nuovi modelli organizzativi, far fronte alle nuove incognite in maniera creativa e fungere magari da modello per altre aziende è un'opportunità affascinante che vogliamo raccogliere con la motivazione di chi affronta le domande della contemporaneità dando risposte concrete e sposando nuovi modelli per fare impresa.